استراتيجيات إدارة المشتريات والمناقصات والعقود والعطاءات
الهدف العام للبرنامج:
يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تمكين المشاركين من تطوير معارفهم ومهاراتهم وخبراتهم فيما يتعلق بالمفاهيم الحديثة لإدارة المشتريات والمناقصات والعقود والعطاءات. ويُتوقع بنهاية البرنامج أن يكون المشاركون قادرين على:
- تعميق فهمهم للدور المتجدد والفعّال لإدارة المشتريات والمناقصات، والتعرف على أهميتها وأهدافها ضمن الإطار المؤسسي.
- تنمية قدراتهم العملية والفنية في مختلف الأنشطة المتعلقة بالشراء، بدءًا من تحديد الاحتياج وصولاً إلى إبرام العقود وتنفيذها.
- الإلمام بالسمات الجوهرية للعقود المرتبطة بالمناقصات، مع فهم الأحكام المستحدثة والضوابط القانونية التي جاءت لمعالجة الثغرات التي كشفتها الممارسات التطبيقية، بما يضمن تحقيق السلامة القانونية والتوازن في الالتزامات بين المقاول والجهة الإدارية.
- تعزيز مهاراتهم في إعداد المناقصات، والمباشرة في تنفيذها، وضمان إرسائها بطريقة منهجية تحقق الكفاءة والشفافية.
المحاور العلمية للبرنامج:
أولاً: مفهوم وظيفة الشراء
- التعريف بوظيفة الشراء ومجالاتها الرئيسية.
- تحديد أهداف وظيفة الشراء الاستراتيجية والتشغيلية.
- بيان مسؤوليات القائمين على عمليات الشراء ضمن الهيكل الإداري للمؤسسة.
- استعراض الاتجاهات الفكرية الحديثة المؤثرة في إدارة الشراء، وتشمل:
- الاتجاه الاقتصادي.
- اتجاه اتخاذ القرار.
- الاتجاه الواقعي أو الوظيفي.
- اتجاه النظم المتكاملة.
ثانياً: تنظيم وظيفة الشراء
- تحديد موقع وظيفة الشراء ضمن الهيكل التنظيمي وتبعيتها الإدارية.
- مناقشة الأطر التنظيمية المتعلقة بالحجم والشكل التنظيميين لوظيفة الشراء.
- تحديد الصلاحيات والمسؤوليات المنوطة بوظيفة الشراء.
- المفاضلة بين المركزية واللامركزية في تنظيم الشراء، مع إبراز مزايا وتحديات كل منها.
- التعرف على التنظيم الداخلي للوحدة الشرائية، وهيكل توزيع المهام داخلها.
- تسليط الضوء على الكفاءات الشخصية والمهنية المطلوبة في العاملين ضمن جهاز الشراء، وأهمية الالتزام بالأخلاقيات المهنية.
ثالثاً: سياسات الشراء
- استعراض سياسات الشراء المختلفة وفقًا لطبيعة الاحتياج، مثل:
- الشراء المؤقت أو حسب الحاجة.
- الشراء المسبق بغرض التخزين.
- الشراء للاستخدام الفوري.
- المقارنة بين الشراء الجاهز والتصنيع الداخلي.
رابعاً: دورة الشراء
- تحليل مراحل نشوء الحاجة الشرائية وإدراكها داخل المؤسسة.
- كيفية توصيف الاحتياجات تحديدًا دقيقًا يلائم متطلبات التشغيل.
- تقدير الكميات المطلوبة بما يتناسب مع خطط التشغيل والمخزون.
- إصدار طلبات الشراء واستكمال الوثائق اللازمة.
- التأكد من توافر الاعتمادات المالية قبل الشروع في التنفيذ.
- دراسة وتحليل الأسعار المقترحة وتحديدها بناءً على أسس علمية.
- مراجعة طلبات الشراء وتحليل البيانات والسجلات المرتبطة بها.
- اختيار الموردين الأنسب وإصدار أوامر التوريد وفقاً للسياسات المعتمدة.
- عرض طرق الشراء المختلفة والتمييز بينها.
- شرح الخصائص الجوهرية لكل نوع من أنواع الشراء وأثرها على جودة العمليات الشرائية.
خامساً: إعداد المناقصات
- توضيح أن المناقصة المقدمة من المتنافسين تتضمن عنصرين رئيسيين:
- تحديد الأسعار بصورة دقيقة.
- تحديد التحفظات أو الاشتراطات الخاصة التي تمثل خروجًا عن الشروط العامة لكراسة الشروط والمواصفات.
- استعراض آليات وضع الأسعار وكتابتها بطريقة صحيحة وواضحة.
سادساً: مرفقات المناقصات
- تقديم المناقصة في مظروفين منفصلين:
- المظروف الفني: يحتوي على التأمين الابتدائي وسابقة الأعمال.
- المظروف المالي: يحتوي على قوائم الأسعار وتفاصيل أسلوب السداد.
سابعاً: المشكلات العملية
- مناقشة أثر الإخلال بإجراءات المناقصة على صحة التعاقد وقانونيته.
- دراسة الإجراءات الواجب اتخاذها حيال الأخطاء الكتابية التي قد تظهر في العطاءات المقدمة.
- التعرف على المحظورات القانونية والمخالفات التي قد تؤدي إلى استبعاد المتنافسين.
- تحليل تبعات سحب العروض المقدمة من المناقصين قبل أو أثناء العملية.
- مناقشة مدى قانونية تعديل أسعار المناقصات قبيل الموعد النهائي المحدد، وانعكاس ذلك على النزاهة والعدالة التنافسية.
ثامناً: اختيار المورد المناسب
- أهمية انتقاء المورد المناسب بناءً على معايير محددة.
- الخطوات المرحلية التي تمر بها عملية اختيار المورد.
- آليات تقويم الأداء الفعلي للموردين بعد انتهاء التعامل.
- الاستراتيجيات المتبعة لتعزيز العلاقات المستدامة مع الموردين.
- السياسات المثلى في اختيار الموردين وتحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة.
تاسعاً: الشراء بالسعر المناسب
- إبراز أهمية تحقيق السعر المناسب ضمن استراتيجية الشراء.
- العوامل المتعددة المؤثرة في تحديد السعر، سواء داخلية أو خارجية.
عاشراً: الشراء في الوقت المناسب
- مناقشة أهمية التوقيت المناسب في إنجاح عمليات الشراء.
- تحديد العوامل التي تؤثر في اختيار الوقت الأنسب لتنفيذ الشراء بما يحقق أعلى كفاءة تشغيلية.
ختام البرنامج:
يتوج البرنامج بمراجعة شاملة لما تم طرحه من محاور علمية وتطبيقية، مع فتح المجال للمناقشات وتبادل الخبرات بين المشاركين، والتأكيد على أهمية تطبيق ما تم اكتسابه من مهارات ومعارف ضمن بيئاتهم العملية بما يعزز من كفاءة إدارة المشتريات والمناقصات والعقود على مستوى المؤسسات.